Costo del viaggio dal percorso, prezzo consigliato con margine obiettivo, consuntivo e cruscotto di redditività.

Costi e margini è il modulo opzionale di Logistia che risponde a due domande su ogni ordine di trasporto fatto con i tuoi mezzi: quanto costa davvero il viaggio e a quanto devi venderlo per guadagnarci. Configuri una volta i parametri di costo, gasolio al litro, costo orario degli autisti, consumo e costi fissi di ogni mezzo, pedaggi, tempi di carico e scarico, rientro a vuoto e costi generali, e da quel momento ogni ordine con partenza e arrivo mostra km, tempo, costo voce per voce e prezzo di vendita consigliato per il margine obiettivo. A consegna fatta il consuntivo ricalcola il costo con i km reali e il consumo reale del mezzo. Il cruscotto aggrega ricavi, costi e margine per cliente, mezzo e autista. È pensato per le piccole aziende di trasporto che oggi fissano i prezzi a sensazione.

Il problema: prezzi a sensazione e viaggi in perdita scoperti troppo tardi

Una piccola azienda di trasporto conosce i propri costi in totale: a fine anno sa quanto ha speso di gasolio, di stipendi, di assicurazioni e di manutenzione. Quello che di solito non sa è quanto costa un singolo viaggio, e quindi se il prezzo concordato con un cliente per una tratta lo copre o no. Il prezzo viene fissato guardando i concorrenti, o adattando il tariffario dell'anno prima, e il margine si scopre, se si scopre, dal bilancio.

Le situazioni tipiche sono queste:

• un cliente con tante consegne brevi che sembrano redditizie ma, contando soste di carico e scarico e rientro a vuoto, non lo sono;
• un aumento del gasolio che erode il margine per mesi prima che qualcuno aggiorni i prezzi;
• un mezzo con consumi e manutenzione più alti degli altri, usato sulle stesse tratte allo stesso prezzo;
• un preventivo fatto al telefono senza avere davanti km, tempo e costo del viaggio.

Il modulo Costi e margini porta il calcolo del costo dentro l'ordine di trasporto, prima di partire, e lo confronta con il prezzo del tariffario: i viaggi sotto margine o in perdita vengono segnalati quando si può ancora decidere.

Come funziona: parametri, preventivo dal percorso, consuntivo

I parametri, una volta sola

Nelle impostazioni inserisci a livello azienda il prezzo del gasolio in €/litro, il costo orario autista, i pedaggi in €/km, il tempo di carico e scarico per tappa, la quota di rientro a vuoto, la percentuale di costi generali e il margine obiettivo. Per ogni mezzo imposti consumo in litri/100 km, manutenzione e gomme in €/km e i costi fissi annui, assicurazione, bollo, ammortamento o leasing, con i giorni lavorati. Per ogni autista, se vuoi, il costo aziendale annuo e le ore lavorate, al posto del costo orario unico. Il prezzo del gasolio può essere aggiornato ogni giorno dagli open data del MIMIT.

Il preventivo dal percorso

Inserisci partenza e arrivo nell'ordine di trasporto: il sistema calcola il percorso con km e tempo, aggiunge le soste di carico e scarico e la quota di rientro a vuoto, e scompone il costo in autista, carburante, manutenzione e gomme, quota fissa mezzo, pedaggi e costi generali. Accanto compare il prezzo di vendita consigliato per il margine obiettivo, con un cursore per cambiare il margine e vedere subito il nuovo prezzo, e il confronto con il prezzo del tariffario del cliente.

Il consuntivo

A consegna fatta il costo viene ricalcolato con i km realmente percorsi e con il consumo reale del mezzo, ricavato dai rifornimenti registrati nella gestione mezzi.

Cosa vede l'ufficio nell'ordine, nel cruscotto e nella dashboard

Nell'ordine di trasporto

Ogni ordine ha una scheda Costi e margine con il percorso, i km e il tempo, il costo voce per voce, il prezzo consigliato con il cursore del margine e il prezzo del tariffario del cliente. Se il prezzo del tariffario è sotto il margine obiettivo o in perdita, l'ordine lo segnala prima della partenza. Dopo la consegna la stessa scheda mostra il consuntivo accanto al preventivo.

Nel cruscotto Costi e margini

Il cruscotto riassume ricavi, costi, margine in euro e in percentuale, ricavo e costo al km, il conteggio degli ordini sotto margine obiettivo e in perdita e il grafico per settimana. Le tabelle per cliente, mezzo e autista mostrano il margine aggregato di ciascuno e l'elenco degli ordini con il margine più basso: è qui che si capisce quale cliente va rinegoziato e quale mezzo costa più degli altri. Dal cruscotto si lancia anche il ricalcolo massivo quando cambiano i parametri, per esempio dopo un aggiornamento del prezzo del gasolio.

In dashboard

La dashboard principale mostra il margine del mese, così il titolare ha il dato sotto gli occhi ogni giorno. Clienti e corrispondenti non vedono nulla di tutto questo: costi e margini restano interni all'azienda.

Integrazione con ordini, mezzi, autisti, tariffari e planning

Il modulo non chiede dati nuovi: usa gli ordini di trasporto, i mezzi e gli autisti già presenti in Logistia.

• Ordini di trasporto: partenza, arrivo e tappe dell'ordine sono la base del percorso; il preventivo compare nella scheda dell'ordine e si aggiorna quando cambia il mezzo assegnato.
• Gestione mezzi: consumo, manutenzione e gomme e costi fissi annui stanno nella scheda del mezzo; i rifornimenti registrati danno il consumo reale usato dal consuntivo.
• Autisti: il costo aziendale annuo e le ore lavorate di ogni autista permettono un costo orario per persona invece di uno unico per azienda.
• Tariffari: il prezzo previsto dal tariffario del cliente viene confrontato con il costo calcolato e con il prezzo consigliato; il tariffario resta la fonte del prezzo applicato.
• Planning autisti: il mezzo e l'autista assegnati in planning determinano quale consumo e quale costo orario usare nel calcolo.
• App autista e tracking: i km realmente percorsi sul viaggio alimentano il consuntivo a consegna fatta.
• Spedizioni: per le spedizioni consegnate con mezzi propri, l'ordine di trasporto collegato porta il suo costo e il suo margine; per quelle affidate ai corrispondenti il margine si legge invece nella tariffazione, tra tariffa cliente e listino passivo.

Per chi è, quanto costa e come si parte

Il modulo è per aziende di trasporto e corrieri che consegnano con mezzi propri e vogliono fissare i prezzi sapendo cosa costa il viaggio: dal padroncino con due furgoni alla flotta con qualche decina di mezzi. Non serve a chi lavora solo con corrispondenti, per cui il margine per spedizione è già nel modulo di tariffazione.

Quanto costa

È un modulo opzionale da 20 € al mese per azienda, indipendente dal numero di mezzi, attivabile dall'area Abbonamento del gestionale.

Dati necessari

• a livello azienda: gasolio in €/litro (o aggiornamento automatico dagli open data MIMIT), costo orario autista, pedaggi in €/km, tempi di carico e scarico, rientro a vuoto, costi generali e margine obiettivo;
• per ogni mezzo: consumo in litri/100 km, manutenzione e gomme in €/km, costi fissi annui e giorni lavorati;
• facoltativo, per ogni autista: costo aziendale annuo e ore lavorate.

Come si parte

L'attivazione è immediata dall'Abbonamento. Il primo pomeriggio si dedica ai parametri, presi da bilancio, contratti di leasing e polizze. Da quel momento ogni nuovo ordine mostra costo e prezzo consigliato; con il ricalcolo massivo si valorizzano anche gli ordini già inseriti, e il cruscotto comincia a mostrare il margine per cliente, mezzo e autista sui dati del mese in corso.