Ordini anche dettati all'IA, sedi cliente, DDT automatico e tracking per il cliente.

Il modulo Ordini di Trasporto è il punto di partenza di ogni lavoro in Logistia: qui l'ufficio registra la richiesta del cliente, sceglie la sede di consegna, indica merce, colli, peso e importo, e decide se assegnare subito autista e mezzo o rimandare la scelta al planning. È pensato per le piccole aziende di trasporto e i corrieri locali che oggi raccolgono gli ordini per telefono, email o messaggio e li ricopiano su fogli Excel o su blocchi cartacei, perdendo tempo e sbagliando indirizzi. Con l'assistente IA un ordine si crea da una frase in italiano; il DDT nasce insieme all'ordine con numerazione progressiva; il cliente riceve email e SMS a ogni cambio di stato e segue la consegna da un link pubblico con la posizione del mezzo e l'orario di arrivo stimato.

Senza un ordine strutturato, ogni consegna è un'informazione da inseguire

Chi lavora senza un modulo ordini raccoglie le richieste dove arrivano: una telefonata, un'email, un messaggio vocale. L'indirizzo viene ribattuto ogni volta, la sede giusta del cliente si ricorda a memoria e l'orario di ricezione lo sa solo chi ha parlato con il magazzino. Quando la consegna passa all'autista, le informazioni viaggiano su un foglio o su un messaggio, e ogni cambio di programma va comunicato a mano.

I problemi tipici sono sempre gli stessi:

• indirizzi sbagliati o incompleti, perché il cliente ha più punti di consegna e nessuno ha registrato quale sia quello predefinito;
• DDT compilati dopo, con numerazioni da ricostruire a fine mese;
• clienti che chiamano per sapere dov'è il furgone, perché non hanno nessun modo di vederlo da soli;
• ordini senza autista dimenticati, perché non esiste una lista di ciò che resta da pianificare.

Il modulo Ordini di Trasporto mette tutto in un'unica scheda: cliente, sede, merce, tappe, note e documenti. Da lì partono il DDT, le notifiche e il tracking, senza che l'ufficio debba ricopiare nulla.

Come si crea un ordine, passo per passo

Ci sono due strade per inserire un ordine, e portano allo stesso risultato.

1. Nuovo ordine guidato. Il form è diviso in sezioni: cliente e consegna, merce, autisti e tappe, note e documenti. Scegli il cliente dall'anagrafica, la sede predefinita viene proposta in automatico e le altre si selezionano dal menu, con referente, telefono e orari di ricezione già compilati. Il ritiro parte dal tuo deposito predefinito. Mentre scrivi un indirizzo nuovo, il sistema suggerisce la via.
2. Assistente IA. Nella pagina Assistente scrivi la richiesta in italiano, ad esempio "consegna per Rossi domani alle 9, 20 colli, 85 euro". L'assistente legge clienti, sedi e autisti della tua azienda, interpreta le date relative come "domani" o "venerdì" e mostra una scheda ordine già compilata. Puoi correggerla e poi confermare: niente viene creato senza il tuo ok. Da una sola richiesta possono nascere anche più ordini.

In entrambi i casi puoi aggiungere più tappe e una staffetta, cioè il cambio di autista lungo il percorso, con stato e note separati per ogni tratta. Autista e mezzo restano facoltativi: l'ordine entra nel planning e lo assegni in un secondo momento. Alla conferma viene generato il DDT con numerazione progressiva.

Cosa vede l'ufficio, cosa vede il cliente

Per l'ufficio la lista ordini è il quadro di controllo della giornata. Gli stati sono cinque: pianificato, assegnato, in consegna, consegnato, annullato. Il cambio di stato si fa direttamente dalla lista o dalla scheda, e i filtri rapidi con la ricerca permettono di isolare in un attimo gli ordini di un cliente, di un giorno o di un autista.

La scheda ordine mostra lo stato in alto e, sotto, i riquadri con date, importo, colli, peso e chilometri, il percorso su mappa, il link a Google Maps e il pulsante per cambiare stato. Tutto ciò che riguarda quella consegna è in una sola pagina.

Il cliente, invece, non deve entrare in nessun gestionale. A ogni cambio di stato riceve un'email e, se hai attivato il credito SMS, anche un messaggio sul telefono. Dentro trova il link di tracking pubblico, una pagina senza login con:

• lo stato corrente dell'ordine;
• la posizione del mezzo, la distanza dalla destinazione e l'orario di arrivo stimato;
• il DDT firmato da scaricare, a consegna avvenuta.

Le notifiche si attivano per azienda e i destinatari si impostano nella scheda cliente: chi non vuole SMS riceve solo le email.

Come si collega agli altri moduli di Logistia

L'ordine di trasporto è il documento da cui dipendono tutti gli altri moduli, quindi ogni dato inserito qui viene riutilizzato senza copie.

• DDT e documenti: il documento di trasporto nasce con l'ordine, con mittente dal deposito e destinatario dalla sede scelta, e si chiude con la firma del cliente sul telefono dell'autista.
• Planning autisti: gli ordini senza autista compaiono tra quelli da assegnare; li distribuisci a mano trascinandoli, con l'assegnazione automatica oppure scrivendo le istruzioni all'IA.
• App autista: l'autista trova la consegna nel piano del giorno, con navigazione, foto, firma e cambio di stato che aggiornano l'ordine in ufficio.
• Centro operativo: ogni ordine in corso compare nella scheda del suo autista, con avanzamento, prossima tappa e posizione del mezzo.
• Tracking e portale cliente: le notifiche e il link di tracking portano al cliente lo stesso stato che l'ufficio vede nella lista.
• Costi e margini: importo, chilometri e percorso dell'ordine sono la base per il calcolo del costo del trasporto e del margine.

Anche l'anagrafica lavora in questa direzione: clienti e mezzi si importano da Excel o CSV con qualunque intestazione, l'assistente abbina le colonne e i clienti già presenti vengono aggiornati, non duplicati.

Per chi è e come si parte

Il modulo Ordini di Trasporto fa parte del gestionale base di Logistia: è incluso nell'abbonamento e non richiede attivazioni separate. È adatto a chi gestisce consegne in conto terzi, corrieri locali, padroncini con più mezzi e uffici traffico che oggi lavorano con fogli condivisi e telefonate.

Per iniziare servono pochi dati:

• i clienti, con almeno una sede di consegna; puoi inserirli a mano o importarli da Excel e CSV, l'assistente riconosce le colonne del tuo file;
• il deposito da cui partono i ritiri, impostato come predefinito nelle Impostazioni;
• gli autisti e i mezzi, se vuoi assegnarli già dal primo ordine, altrimenti si aggiungono dopo.

Le notifiche email sono attivabili per azienda; per gli SMS si acquista un credito prepagato e si indicano i destinatari nella scheda cliente. Il tracking pubblico funziona da subito, senza configurazione.

Il primo ordine si crea in pochi minuti dal form guidato o scrivendo una frase all'assistente. Da lì in avanti ogni consegna segue lo stesso percorso: ordine, DDT, notifica, firma. Con la prova gratuita di 7 giorni puoi verificare il flusso sui tuoi ordini reali prima di scegliere il piano.