Anagrafica, scadenze, manutenzioni a km, guasti e avvisi in dashboard.

Gestione Mezzi e Flotta è il modulo di Logistia che raccoglie in un'unica scheda tutto ciò che riguarda ogni veicolo: anagrafica, autista assegnato, chilometri attuali, scadenze, manutenzioni, rifornimenti e guasti segnalati dagli autisti. È pensato per le piccole aziende di trasporto e i corrieri che oggi tengono revisioni, assicurazioni, bolli e tagliandi su agende, fogli Excel o promemoria sul telefono, con il rischio di accorgersi di una scadenza quando è già passata. Il modulo importa la flotta da Excel riconoscendo le colonne, aggiorna i km dai rifornimenti, dalle manutenzioni e dall'app autista, e porta nella dashboard dell'ufficio gli avvisi su scadenze, soglie di manutenzione e guasti aperti. Lo stesso scadenzario gestisce anche patenti, CQC e visite mediche degli operatori, così mezzi e persone si controllano dallo stesso punto, senza installare nulla a bordo.

Il problema: scadenze e tagliandi gestiti a memoria

In molte aziende di trasporto con cinque, dieci o venti mezzi la gestione della flotta vive fuori dal gestionale: la data della revisione è su un'agenda, la polizza in una cartella, il chilometraggio dell'ultimo tagliando sul libretto in officina. Finché i mezzi sono pochi funziona, ma appena un autista cambia veicolo o qualcuno è in ferie le informazioni si perdono.

Le conseguenze sono concrete:

• un mezzo fermo per un documento scaduto, con le consegne del giorno da riassegnare in fretta;
• tagliandi saltati perché nessuno sapeva a quanti km era arrivato il furgone;
• guasti segnalati a voce dall'autista e dimenticati fino al fermo successivo;
• costi di carburante e riparazioni sparsi tra scontrini e fatture, senza un totale per mezzo.

Lo stesso vale per gli operatori: patenti, CQC e visite mediche hanno scadenze che, se ignorate, bloccano la persona e non solo il mezzo. Il modulo Gestione Mezzi nasce per portare tutti questi dati in un'unica scheda per veicolo e in un unico scadenzario, con avvisi che compaiono da soli prima che sia troppo tardi.

Come funziona: scheda mezzo, scadenzario e soglie a km

Il punto di partenza è l'anagrafica: per ogni veicolo registri targa, marca, modello, anno, alimentazione, telaio, km attuali, stato e autista assegnato. Se la flotta è già in un file Excel o CSV non serve ricopiarla: carichi il file, l'assistente riconosce le colonne qualunque sia l'intestazione, ti mostra un'anteprima e crea i mezzi, collegando autisti e scadenze; i mezzi già presenti vengono aggiornati per targa.

Scadenzario

Per ogni mezzo inserisci le scadenze di revisione, assicurazione, bollo e tachigrafo. Nello scadenzario imposti un preavviso in giorni: tutto ciò che scade entro quel periodo compare nella sezione "Prossime scadenze" e in dashboard, in rosso se già scaduto.

Manutenzione a chilometraggio

Ogni mezzo ha una soglia di avviso e una soglia critica in km. I km attuali si aggiornano dai rifornimenti, dalle manutenzioni registrate e dal tracking dell'app autista; quando superano una soglia l'avviso compare in dashboard, giallo o rosso, con il link diretto alla scheda del mezzo dove programmi il tagliando.

Rifornimenti e manutenzioni restano nello storico del veicolo con data, km e importo: il consumo medio viene calcolato in automatico e tagliandi, gomme e riparazioni sono consultabili in ordine cronologico.

Cosa vede l'ufficio, cosa fa l'autista

L'ufficio apre Logistia e trova nella prima schermata gli avvisi della flotta: scadenze in arrivo, mezzi che hanno superato la soglia di manutenzione e guasti ancora aperti. Da ogni avviso si arriva alla scheda del mezzo con lo storico completo, le scadenze, i rifornimenti e l'ultima posizione conosciuta. Le tabelle dello scadenzario mostrano mezzi e operatori separatamente, così chi gestisce il personale controlla patenti, CQC e visite mediche senza passare dalle schede dei veicoli.

L'autista lavora dall'app sullo smartphone o sul tablet e contribuisce ai dati della flotta senza passare dall'ufficio:

• registra il rifornimento con litri, importo e km, e il consumo viene calcolato;
• segnala un guasto indicando tipo, urgenza, descrizione e posizione;
• con il tracking attivo, invia la posizione e i km giornalieri del mezzo che sta guidando.

Le segnalazioni di guasto restano aperte, in dashboard e nella scheda del mezzo, finché l'ufficio non le chiude: nessuna richiesta di intervento si perde tra una telefonata e l'altra. Tutti i dati sono separati per azienda: mezzi, scadenze e manutenzioni sono visibili solo agli utenti della tua organizzazione.

Integrazione con ordini, planning, costi e report

La flotta non è un archivio a parte: i mezzi registrati qui sono gli stessi che l'ufficio assegna agli ordini di trasporto e che il planning usa per costruire i giri degli autisti. Se un veicolo è fermo per un guasto o ha una scadenza superata, chi pianifica lo vede e può spostare le consegne su un altro mezzo prima della partenza.

I collegamenti principali:

• Ordini e planning: il mezzo assegnato all'ordine e all'autista è quello dell'anagrafica flotta, con targa e stato.
• App autista e tracking: posizione, km giornalieri, rifornimenti e guasti arrivano dall'app e aggiornano la scheda del veicolo.
• Costi e margini: i rifornimenti e le manutenzioni con importo e km alimentano il costo reale per mezzo, che il modulo Costi e margini confronta con i ricavi dei trasporti.
• Analytics e report: km percorsi e costi operativi per veicolo entrano nei report di performance dei mezzi.
• Centro operativo: l'ultima posizione e lo stato di tracking del mezzo compaiono nella vista live della flotta.

In questo modo un dato inserito una volta, ad esempio i km al rifornimento, serve allo scadenzario, al calcolo dei costi e ai report senza doverlo ricopiare.

Per chi è e come si parte

Il modulo è adatto a padroncini con pochi furgoni, corrieri locali e aziende di trasporto con flotte fino a qualche decina di mezzi, dove non esiste un responsabile flotta a tempo pieno e le scadenze ricadono sull'ufficio traffico o sull'amministrazione. È utile anche a chi ha già un'officina di fiducia ma non tiene traccia di quando e a quanti km è stato fatto l'ultimo intervento.

Cosa serve per iniziare

1. L'elenco dei mezzi, anche in un Excel con le colonne che usi oggi: targa, marca, modello, autista, scadenze e km bastano per l'import.
2. Le date di revisione, assicurazione, bollo e tachigrafo, e le scadenze di patenti, CQC e visite mediche degli operatori.
3. Le soglie di manutenzione in km che vuoi impostare per ciascun veicolo, ad esempio quelle del piano tagliandi del costruttore.

Con un file già pronto l'import richiede pochi minuti: controlli l'anteprima, confermi e i mezzi sono in anagrafica con le loro scadenze. Da quel momento i km si aggiornano con i rifornimenti e con l'app autista, e gli avvisi in dashboard iniziano a comparire in base al preavviso che hai scelto. Non serve installare nulla sui mezzi: la posizione e i km arrivano dallo smartphone dell'autista.