Self-bollettazione, esiti dei corrispondenti da email con l'IA, API REST e tracciati CSV.

Portale clienti e corrispondenti con integrazioni è il modulo di Logistia che apre il gestionale a chi sta fuori dall'ufficio: i clienti che spediscono con te e i corrispondenti a cui affidi le consegne. Il cliente entra con il proprio accesso, inserisce spedizioni e richieste di ritiro, stampa lettere di vettura ed etichette, segue il tracking, dà istruzioni sulle giacenze e consulta contrassegni e prefatture. Il corrispondente vede solo le spedizioni affidate e aggiorna stati, POD, mancate consegne e contrassegni incassati. Per chi preferisce i file ci sono i tracciati CSV sul modello di One Express, Incontra, BRT e FedEx e l'import automatico degli esiti da una casella email dedicata, con l'IA che riconosce le colonne; per chi ha un gestionale c'è l'API REST con token. Il risultato è meno telefonate, meno email e meno dati ribattuti.

Il problema: email da ricopiare e telefonate per ogni stato

Senza un portale, il rapporto tra corriere, clienti e corrispondenti passa da email e telefono. Il cliente manda le spedizioni in un file allegato o nel corpo della mail e qualcuno in ufficio le ricopia nel gestionale; poi chiama per sapere se la merce è arrivata, perché non ha modo di vederlo da solo. Il corrispondente, a fine giornata, manda un file con gli esiti in un formato diverso da quello degli altri corrispondenti, e anche quello va letto e riportato a mano sulle spedizioni.

Le conseguenze sono note a chiunque lavori in un ufficio spedizioni:

• errori di trascrizione su indirizzi, colli e riferimenti, che diventano mancate consegne o contestazioni;
• stati aggiornati con un giorno di ritardo, quindi tracking poco affidabile;
• istruzioni sulle giacenze date a voce e poi discusse;
• prefatture e contrassegni spiegati per telefono invece che consultati.

Il modulo sposta l'inserimento dei dati a chi li possiede: il cliente inserisce le proprie spedizioni, il corrispondente registra i propri esiti, e ogni informazione entra in Logistia una volta sola. I dati restano separati: ogni accesso vede solo le spedizioni di sua competenza.

Come funziona: accessi, portali, file e API

Accessi

Dall'anagrafica crei un login dedicato per ogni cliente e per ogni corrispondente. Il cliente vede solo le proprie spedizioni, ritiri, giacenze, contrassegni e prefatture; il corrispondente solo le spedizioni che gli hai affidato.

Portale clienti

Il cliente inserisce le spedizioni con colli, misure e servizi, stampa lettere di vettura ed etichette, chiede un ritiro indicando data, colli e indirizzo. La richiesta arriva in ufficio come ordine di ritiro. Dalle giacenze aperte sceglie riconsegna, nuovo indirizzo o reso.

Portale corrispondenti

Il corrispondente aggiorna lo stato, registra la consegna con il POD, la mancata consegna con la causale e il contrassegno incassato, oppure carica a mano un file di esiti che viene applicato alle spedizioni.

File e casella email

Configuri una casella IMAP dedicata: i file di stato che i corrispondenti inviano vengono letti periodicamente, l'IA abbina le colonne ai campi della spedizione e gli stati si aggiornano. Prima dell'importazione puoi verificare l'abbinamento proposto; se lo attivi, i file con nuove spedizioni generano anche le lettere di vettura.

API REST v1

Con un token personale, clienti e partner creano spedizioni, leggono il tracking e inviano eventi di stato dal proprio gestionale. I token si revocano in qualunque momento.

Cosa vede il cliente, cosa vede il corrispondente, cosa resta all'ufficio

Il cliente

Ha una pagina con le proprie spedizioni e il loro stato aggiornato, i ritiri richiesti, le giacenze in attesa di istruzioni, i contrassegni incassati e riversati e le prefatture. Può lavorare quando vuole, anche fuori orario, e stampa da solo le etichette per i colli che prepara. Non vede clienti, tariffe o corrispondenti degli altri.

Il corrispondente

Ha l'elenco delle spedizioni che gli hai affidato con il borderò, e per ciascuna registra l'esito: consegnata con POD, mancata consegna con causale, contrassegno incassato. Se preferisce lavorare con i file, carica il suo tracciato o lo manda alla casella email dedicata, senza cambiare le proprie abitudini.

L'ufficio

Trova le spedizioni già inserite dai clienti nel riepilogo, con gli stessi stati e la stessa ricerca per LDV, DDT o tracking, e le richieste di ritiro come ordini di ritiro da trasformare in lettera di vettura. Gli esiti dei corrispondenti arrivano applicati alle spedizioni, con la possibilità di controllare gli abbinamenti proposti dall'IA prima dell'importazione. Il tempo che prima serviva a ricopiare e rispondere al telefono va nel controllo delle eccezioni: giacenze, contrassegni non rimessi, differenze sui costi.

Integrazione con spedizioni, giacenze, prefatture e tracking

Il portale non ha dati propri: ogni cosa che clienti e corrispondenti fanno finisce sulle stesse spedizioni che l'ufficio gestisce negli altri moduli.

• Spedizioni: la self-bollettazione crea lettere di vettura con la numerazione tua, colli con peso volumetrico e servizi accessori; le richieste di ritiro diventano ordini di ritiro e poi LDV; i tracciati CSV in stile One Express, Incontra, BRT e FedEx servono per affidamenti ed esiti.
• Tracking: gli stati registrati dal corrispondente o importati dai file alimentano lo storico eventi e il link di tracking pubblico del destinatario.
• Giacenze e contrassegni: la mancata consegna con causale apre la giacenza; il cliente risponde con le istruzioni dal portale; il contrassegno incassato dal corrispondente è il primo passaggio della riconciliazione.
• Tariffazione e prefatturazione: le spedizioni inserite dal cliente vengono tariffate con il suo listino e le prefatture generate dall'ufficio sono consultabili dal portale.
• Ordini di trasporto e planning: se la spedizione inserita dal cliente viaggia con un tuo mezzo, diventa ordine di trasporto per il planning e per l'app autista.
• API REST: i clienti con un gestionale creano spedizioni e leggono il tracking con le stesse regole del portale, senza passare da file.

Per chi è e come si parte

Il modulo è per corrieri e spedizionieri che hanno clienti abituali con volumi giornalieri e una rete di corrispondenti da cui ricevono gli esiti. Rende di più dove oggi ci sono più email da ricopiare: clienti che mandano file, corrispondenti che mandano tracciati, richieste di stato al telefono. Fa parte del gestionale Logistia.

Dati necessari

• i referenti dei clienti e dei corrispondenti a cui dare l'accesso, con la loro email;
• una casella email dedicata, con parametri IMAP, a cui far inviare i file di esiti;
• un esempio dei tracciati che ogni corrispondente usa, per verificare l'abbinamento delle colonne la prima volta;
• per l'API, il referente tecnico del cliente o del partner a cui consegnare il token.

Come si parte

Si comincia dai corrispondenti, perché il beneficio è immediato: gli esiti arrivano applicati alle spedizioni e il tracking si aggiorna. Poi si attivano i clienti con più volumi, iniziando dal tracking e dalle prefatture, che non richiedono di cambiare abitudini, e passando alla self-bollettazione quando il cliente è pronto. Le API si consegnano ai clienti con un gestionale che vogliono integrarsi senza file. Le lettere di vettura inserite dal portale seguono la stessa numerazione e gli stessi tariffari dell'ufficio.